Trung úy, quân nhân chuyên nghiệp Trần Thanh Toại sinh năm 1980 trên quê hương Hương Khê, Hà Tĩnh. Trước khi về nhận công tác tại Ban Bảo mật - Lưu trữ, Văn phòng, Trường Đại học Chính trị năm 2010, anh là nhân viên văn thư, bảo mật, lưu trữ thuộc Văn phòng, Bộ Tư lệnh Quân đoàn 2. Khi về công tác tại trường, trong điều kiện khó khăn chung của một nhà trường mới tái thành lập, điều kiện cơ sở vật chất của bộ phận văn thư, bảo mật, lưu trữ còn rất khó khăn. Vượt lên mọi khó khăn, trên cương vị là nhân viên bảo mật, văn thư, lưu trữ, anh luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện nghiêm các nền nếp công tác văn thư, bảo mật, quản lý con dấu, công văn, tài liệu, đặc biệt là tài liệu mật bảo đảm đúng thủ tục, nguyên tắc, an toàn tuyệt đối. Anh luôn chủ động liên hệ, bám nắm cơ quan cấp trên, với các đồng nghiệp cả trong và ngoài trường để nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ, kinh nghiệm công tác, nhất là việc cụ thể hóa về thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày văn bản góp phần từng bước tạo sự thống nhất trong nhận thức của các đối tượng trong trường cũng như chất lượng và kỹ thuật soạn thảo văn bản. Sau vài lần thống nhất, hướng dẫn về quy cách, thể thức, kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản trong Trường Đại học Chính trị, đến nay chất lượng soạn thảo, ban hành, quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu trong Nhà trường đã có nhiều chuyển biến tích cực, chính quy, thống nhất.
     Tháng 10 năm 2010, Văn phòng, Bộ Quốc phòng lắp đặt cho Nhà trường một bộ máy chủ mạng LAN để cài đặt các phần mềm dùng chung. Trần Thanh Toại được cấp trên giao nhiệm vụ nghiên cứu đưa phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc ứng dụng vào công tác bảo mật, lưu trữ tại trường. Đây là một nhiệm vụ mới, nhiệm vụ khó và phức tạp; trong khi đó, đội ngũ cán bộ, nhân viên của Ban còn thiếu số lượng, trình độ công nghệ thông tin cũng như kinh nghiệm khai thác, sử dụng các phần mềm quản lý văn bản còn rất hạn chế.

     Qua một thời gian tích cực học tập, tìm hiểu, nắm bắt sự chuyển giao công nghệ của cấp trên, tháng 01 năm 2011, anh đã nghiên cứu và cụ thể hóa phần mềm phân quyền truy cập mạng LAN sử dụng rộng rãi trong toàn trường. Đến nay, hệ thống đã kết nối thông suốt từ máy chủ tới Ban Giám hiệu và tất cả các đơn vị trực thuộc Nhà trường bảo đảm hoạt động ổn định, có hiệu quả, nhất là việc chuyển văn bản, tìm kiếm văn bản bảo đảm nhanh, gọn, tiện lợi, tiết kiệm thời gian, công sức và kinh tế được Thủ trưởng Nhà trường và các cơ quan, khoa giáo viên, đơn vị khen ngợi, đánh giá tốt. Hiện nay, toàn bộ hệ thống văn bản đi, đến, quản lý tài liệu lưu trữ đều được áp dụng trên hệ thống mạng LAN rất an toàn và tiện ích.
     Tháng 11 năm 2011, tại Hội thao ngành Bảo mật, văn thư, lưu trữ toàn quân tổ chức tại Nha Trang, Khánh Hòa, anh là hạt nhân nòng cốt trong đội tuyển tham gia hội thao của Nhà trường và đã giành giải Ba cấp toàn quân.
     Là một quân nhân ham học hỏi, cầu thị tiến bộ trong lĩnh vực chuyên môn, anh cũng là người gương mẫu trong công việc và cuộc sống; luôn chấp hành nghiêm các nội quy, quy định của ngành, của nhà trường, tích cực học tập, rèn luyện, đổi mới phương pháp tác phong công tác; trung thực, thẳng thắn, chân thành trong cuộc sống, luôn đề cao tinh thần đấu tranh tự phê bình và phê bình, được thủ trưởng các cấp tin tưởng, đồng nghiệp yêu mến, quý trọng.
Từ tháng 11 năm 2013 đến nay, do điều kiện đồng chí Trưởng ban Bảo mật - Lưu trữ đi dự nhiệm tại đơn vị cơ sở, đồng chí Trần Thanh Toại được Cấp ủy, Chỉ huy Văn phòng giao nhiệm vụ phụ trách ban, trực tiếp quản lý, chỉ huy, điều hành mọi công việc của ban. Mặc dù cũng gặp những khó khăn nhất định, song cho đến thời điểm này anh vẫn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, anh chị em trong đơn vị đoàn kết, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau cùng thực hiện nhiệm vụ.
     Với tinh thần lao động hăng say, sáng tạo, tận tâm, tận tụy với công việc, 3 năm liên tục, Trần Thanh Toại đều được Hiệu trưởng Nhà trường tặng danh hiệu “Chiến sĩ thi đua cấp cơ sở” (năm học 2011 - 2012; năm học 2012 - 2013 và năm học 2013 - 2014). Đặc biệt, năm 2014, anh được Bộ trưởng Bộ Quốc phòng tặng Bằng khen vì có thành tích xuất sắc trong quá trình công tác. Những kết quả và thành tích trên là thành quả phấn đấu không mệt mỏi của cá nhân đồng chí Toại, đồng thời cũng là sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện của cấp ủy, chỉ huy các cấp, của đồng chí đồng đội; Trung úy Trần Thanh Toại thực sự là một bông hoa tươi thắm trong “vườn hoa thành tích” của Nhà trường, chào mừng Đại hội Thi đua Quyết thắng 5 năm (2009 - 2014), hướng tới kỷ niệm 70 năm Ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam (22/12/1944 - 22/12/2014) và 25 năm Ngày Hội Quốc phòng toàn dân (22/12/1989 - 22/12/2014./.